私の職場での困りごとですが、日々現場で起きる問題の対処と、その後処理に
追われています。

現場で問題が起こる（事件発生！）
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現場責任者より報告が入る（通報＆現場急行！）
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現場で作業者へ聞き取りしながら問題の根源を探る（現場検証＆事情聴取）
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現場で関係者と解決案を協議する（裏付捜査）
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導き出された解決策を現場へ指示する（犯人逮捕）
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再発しないよう定着化させる（一件落着）
※ここまで全てが現場での対応

しかし、ここから先は「現場」ではなく「会議室」（オフィスのデスク）での業務と
なります。（刑事ドラマでいうと調書の作成かな？）
実際は、問題発生に対する「現場」での対処時間と同じくらい、処理の報告書（資料）
作成に時間を割いております。
・問題の可視化として画像を添え
・原因として、製造に関わる4M(人・材料・方法・機械）調査結果
・解決策の明確化（手順書などの改訂）
これらを作成し、資料として
・定着化の為に関係者に説明（再指導）

このようなデスクワークではMicrosoft Officeアプリケーションを使いますが、主に
スタンドアロン（1名）での作業になります。このプロセスにおいては共同作業する
必要が無く、1名で処理が可能なためです。
また、アウトプットされた資料は1つのデータは社内LANにあるファイルサーバーへ
保管され、類似事象の発生時に活用されます。

このように部分的にはIT化されておりますが、グループ作業やクラウド化はまだまだ

取り入れられておりません。
我が社ではスキルが足りないのか？ニーズが無いのか？コストが問題なのか？・・・

事件は「現場」で起きているのに、「会議室（デスク）」での作業に時間をかけるのは
ナンセンスなので、理想や願望を含めた形となりますが、Office 365を導入して解決

してみましょう！

私が注目した機能は「OneDrive」と、「Excel Online」の「Excelアンケート」です。
先日のトークショーでは会議議事録や営業日報を事例に語られていたように、定型の
フォーマットを予め作成しておき、問題が起きた際に現場で入力することで、その後の
デスクワークが軽減されます。
あまりPRされていないのか、私もレビューを進める中で初めて「Excelアンケート」を
知りましたが、とても興味深い機能です。

興味のある方は先にこのURLをご覧ください。

では、具体的に問題報告書のフォーマットを作成してみましょう。

「OneDrive for Business」から「新しいドキュメントの作成」を起動し、
その中の「Execlアンケート」を選びます。

新しいドキュメントの名称（エクセルのファイル名）を決めて「OK」

Excel Onlineが立ち上がり

アンケートの編集画面となります。

まずはアンケートのタイトルから、入力します。

次に、アンケート内容の補足説明

次からは実際の質問（アンケート）項目ですが、入力はウィザードに従って行うので

簡単です。

「質問」「質問のサブタイトル」はテキストを入力し

「回答のタイプ」は入力値の制限が可能です。

必ず回答を要す場合は「必須」にチェックを入れ、デフォルトでの入力値も設定可能です。

「完了」をクリックして第一問目が完了。引き続き、次の質問を設定します。

この作業を繰り返し、アンケートを完成させます。

ここで、一旦「保存して表示」をしてみます。

ユーザーが入力時に見る画面表示が確認できます。

完成したアンケートは、「OneDrive」に保存されています。

次は、出来上がったアンケートの配布になります。
ファイル名をクリックしてアンケートを開き、Excel Onlineで編集します。

「アンケート」から「アンケートの共有」をクリックすると、

リンクが表示されます。

このリンクURLを配付したり、ブックマークすればアクセスが容易になります。

実際の運用では、現場にタブレットPCと共に駆け付け、報告書（アンケート画面）の

画面に書き込みながらの作業になると思います。

すべての項目を記入して「送信」をクリックすると、

結果が「OneDrive」のExcelファイルに反映される仕組みです。

これで報告書代わりになり、会議室での仕事（デスクワーク）が一つ減りました。

でも残念ながら、これだけではクラウド上にデータをUpするだけで、問題解決とは

なりません。

このExcelアンケートのメリットのもう一つが、データベース機能です。

今までは、1件毎の報告書より改めて項目毎の累計や分析するなど、結果の集計

作業が必要になっています。

せっかく作成した報告書なのに、項目毎に再度集計する為の台帳や、月報・年次
報告書などを作成するなど、二度手間です。

本来なら、Microsoft Accessを利用して、入力フォーム（テーブル）やクエリで関連
付けし、レポート出力すれば実現できますが、残念ながらスキルが足りません。

この「Excelアンケート」では、それぞれが提出した報告結果が自動的に蓄積され

その後の加工もExcel本来のデータ処理機能が使え、利便性が高いツールです。

今回のレビューでは、実務的な機能が中心になり、面白みに欠けると反省しています。

また、以前のOffice 365レビューを経験したことで、かなり深く理解したと思っていた

自分が恥ずかしい限りです。

Office 365にはビジネスで本気で使える「共有」「同時作業」「クラウド」が実現されて

いるツール群であることが再認識できました。

最後に、レビューを通じて感じたOffce 365は

「One for all, All for one」

我流の意訳ですが、「1つの作業は全てのために、全ては1つの目的のために」

今回、レビューの機会を与えて下さりました、日本マイクロソフト株式会社様、
ZIGSOW様に感謝申し上げます。
また、拙いレビューを読んで頂いた方にお礼を申し上げ、レビューを終えたいと
思います。ありがとうございました。

番外としまして、最後まで私のレビューを読んでいただいた皆様に、実際に
Excelアンケートをお出ししたいと思います。

15人全てのレビューを読んで頂き、3名の優秀レビューアを選出して下さいm(__)m

下のURLをクリックして頂くと、別ウィンドウでアンケート画面が現れます。
Best/2位/3位を選んで「送信」するとデータが私のOneDriveに送られます。

この部分は1日ほどで削除し、結果は追記の形でご報告したいと思います。

URL