マイクロソフトが提供するクラウド版のグループウェアであるOffice 365。

仕事でつかえるさまざまなツールがクラウド上にすべてそろっているサービスです。

そのOffice 365を実際に使用してみて、屋外のワークスタイルに変化を起こすことができるのか確かめてみたいと思います。

■オフィスでのワークスタイル

オフィスの中では、PCをつかってメール、ドキュメントの閲覧や編集などをおこなっています。

また作成したファイルはほかのひとたちと共有をしています。

共有の手段はいろいろで、USBフラッシュメモリーを使用して直接ファイルを受け取ったり、オフィスにあるNAS（ネットワークストレージサーバー）の指定された場所にPCでアクセスしたり、ファイルの容量が小さい場合にはメールで受け取る場合もあります。

打ち合わせなどが必要になった場合には、電話やメールで確認して日程が決まったらメールで連絡します。

外出の予定などについても、必要に応じてメールなどで連絡をしています。

このように、ほかのひとたちとの連絡手段は電話もしくはメールで、予定などの管理は自分で好きな方法でおこなっているのが現状です。

カレンダーに直接書き込んでみたり、手帳に書き込んでみたり、ひとによって管理のしかたはいろいろです。

手帳などでスケジュールを管理しているひともまだまだ多いのでは

ワークスタイルはひとそれぞれで、使用しているITツールなども複数の種類のバイスを使用しているのが現状です。

あわせて使用する、ITサービスについても、それぞれがさまざまなサービスの中から選択して利用しています。

個人で仕事をすすめる場合には問題が起きませんが、チームなど複数のひとたちと仕事をすすめるときに、情報交換をおこなうには効率がわるい環境です。

すべての人がITについて詳しいわけでもないので、ほかのひとが進めるITツールやサービスを使いこなせないケースもでてきます。

これでは、お互いに効率よく仕事をすすめることができず、状況によってはストレスになってしまうことでしょう。

同じような問題や悩みを抱えている中小企業は多いのではないでしょうか？

■Office 365とは

このような状況を解決する手段として使えるのが、マイクロソフトが提供するクラウド版のグループウェアのOffice 365です。

Office 365は、クラウドで利用することができるExcelやWordなどのOfficeにくわえて、メールボックスや予定表、情報共有やオンライン会議など、ビジネスに必要とされる機能が集約されたクラウド版のグループウェアです。

仕事に必要なさまざまなツールがクラウド上にすべてそろっています。

最新版のOfficeとグループウェアがバンドルされているので、使い慣れたOfficeを使って共同作業やコミュニケーションをとることができるようになります。

Office 365では、以下のサービスを利用することができます。

Office 365 ProPlus（Office） … クラウド化したOffice。常に最新版のOfficeアプリケーションが利用可能。1人で5台までのデバイスで利用することができる。

Exchange Online（メールサービス） … 50GBのメールボックス。

SharePoint Online（ナレッジ共有） … 保存先はクラウドストレージ。個人用作業領域とチームサイト。

Lync Online（オンライン会議） … 在席管理（プレゼンス）機能。オンライン会議。インスタントメッセージ（チャット）

Office 365のイメージ図

Office 365は、メールサーバー（Exchange Online）、情報共有スペース（SharePoint Online）、オンライン会議と在席確認（プレゼンス）、そしてクラウド化されたOffice アプリケーションの最上位スイート（Office 365 Professional Plus）で構成されています。
ビジネスで必要とされるさまざまなツールがそろっていて、オンプレミスで構築することなく、マイクロソフトが提供しているクラウドから利用することができます。

また、Office 365はマルチデバイスに対応しているので、PCやMacのほかにも、Windows Phone、AndroidおよびiOSのスマートフォンやタブレットなどで使用できます。

Office 365のサービスを利用するには、Webブラウザーからポータルサイトにアクセスします。

Office 365のポータルサイトにアクセスすると、メール、予定表、連絡表、ソーシャルネットワークのような使い方ができるニュースフィード、クラウドストレージのOneDrive for Business、そしてドキュメントを共有したりプロジェクトの進捗管理などをおこなうことができるSharePoint Onlineをすぐさま利用することができます。

IEなどのブラウザーからアクセスすることができるOffice 365のポータルサイト画面

Office 365の利用を開始すると、すぐに電子メール、予定表、クラウドストレージが使えるようになり、対応しているさまざまなデバイスから、Officeドキュメントの作成や編集をいつでもどこからでもおこなえるようになります。

Office 365で利用することができるオンラインストレージサービスのOneDrive for Business

そのほかに、在席確認（プレゼンス）が使えて、ビデオや音声、インスタントメッセージに対応したオンライン会議が、場所や時間を問わずにおこなうことができるようになります。

Lync 2013の画面で確認することができるプレゼンス（在席確認）の情報

また、Office 365にはOffice 365 Professional Plusの利用権が含まれていて、クラウドから提供されます。

このOfficeは常に最新の状態で提供されて、1ユーザーが合計5台のPCとMacで利用することができます。

インストールせずに使用することができるOfficeオンデマンドが使える

すでにMicrosoft Office（Office 2007,Office 2010,Office 2013,Lync 2010,Lync 2013）を利用している場合には、Office 365と同期をさせて使用することができます。

Office 365を利用すると、必要なときに、必要な場所から、さまざまなデバイスを使用して、すぐにビジネスを始めることができます。

いつも使っているあらゆるデバイスから使用することができる魅力的なサービス

オフィス以外の在宅や国内の出張や海外などでも、いつでもどこからでもメールやドキュメントにセキュアにアクセスすることができ、生産性の向上やコミュニケーションの強化を図ることができるようになます。

自分だけのオフィスを必要なときに好きな場所へ持ち出すことができるワークスタイルを手に入れることができます。

■Office 365を使ってみよう

基本はWebブラウザーからOffice 365のポータルサイトにアクセスしてサービスを利用することになります。

URL:Office 365のサインイン画面

Office 365のサインイン画面からOffice 365のアカウントでサインインする

Office 365へのサインインは、Windows 8.1などで利用することができるマイクロソフトアカウントではなく、Office 365の専用のアカウントでおこないます。

Office 365のポータルサイトの画面

サインインが完了すると右上にOffice 365で利用することができるさまざまなサービスのメニューが表示された画面が表示されます。

メール、予定表、連絡表、ソーシャルネットワークのような使い方ができるニュースフィードのほかに、クラウドストレージのOneDrive for Business、そしてドキュメントを共有したりプロジェクトの進捗管理などをおこなうことができるSharePoint Onlineのサイトを利用することができます。

Office 365のポータルサイトの画面

OutlookではWeb メールを使用することができます。

Webブラウザーでメールの送受信をおこなうことができますが、デスクトップのOutlookやWindows Phoneなどのスマートフォンなどでも利用することができます。

受信されたメールはやり取りがわかりやすく確認できるように、メールの本文のほかにも履歴が確認しやすいように表示されます。

チャットをしているような感覚でメールの確認をおこなうことができます。

メールのほかにプレゼンス（在籍確認）が表示されている

ユーザーのアイコンの左側に表示されているプレゼンスは、そのユーザーの状態を表示しています。

たとえば、tomoのプレゼンスはグリーンで表示されているので、現在連絡が可能ということがわかります。

プレゼンス（在席確認）の設定画面

この、プレゼンスはさまざまな画面で確認することができます。

リアルタイムにそのひとの状況を確認することができるので、その時の最適な連絡方法をすぐさま判断できます。

プレゼンスを確認すると、連絡したい相手が会議中でした。

だけど今すぐに伝えたいちょっとしたことがあるのでチャットを利用しようなど、最適な連絡方法を悩まずに選択することができます。

Windows Phoneのロック画面に表示されたLyncで送信されたメッセージ

予定表では、日々の予定以外にオンライン会議のイベントを設定したりすることができます。

オンライン会議を承認したユーザーを確認することができる

予定表はほかのユーザーと共有することができるので、自分の予定表にほかのユーザーの予定を表示させたりすることができます。

同じ仕事をしているひとたちと予定表を共有しておけば、ほかのひとたちの最新の予定をその場で確認したり、あらたに入った予定をすぐに相手に知らせることができるようになります。

Peopleは連絡先の管理ができて、ニュースフィードはソーシャルネットワークのような使い方ができる画面になります。

ニュースフィードにアイディアを投稿してユーザやチームまたはプロジェクトのメンバー同士などで共有したり、意見の交換などをおこなうことができます。

チームサイトのニュースフィードの会話も確認することができます。

メンバー同士で意見交換などをおこなうことができるニュースフィードの画面

OneDrive for Businessは、Officeドキュメントなど業務にかかわるファイルをクラウド上のストレージに保存することができます。

保存されているOfficeのドキュメントは、PCにインストールされているOfficeを使用して直接編集をおこなうことができるほかに、Web版のOfficeのOffice Web Appsを使用して編集することができます。

PCにOfficeがインストールされていない環境でも、Office Web Appsを使用してさまざまな種類のドキュメントの閲覧や編集などをおこなうことができます。

Office Web AppsのWord Onlineで編集をおこなうところ

Office Web Appsは複数のWebブラウザに対応しています。

対応している Web ブラウザは以下のとおりです。

• Windows Internet Explorer
• Firefox
• Google Chrome
• Safari

OneDriveの操作は簡単で、保存したいファイルをドラッグ&ドロップするだけです。

OneDriveの操作

保存されているファイルは、プレビュー画面で内容を確認することができます。

また、保存されているファイルをデスクトップのOutlookにドラッグ&ドロップすると、メールに添付ファイルとして設定することができます。

サイトはSharePoint チームサイトとよばれ、組織内のユーザーがチームで共同作業をおこなうためのサイトになります。

チームに所属するメンバー同士でコラボレーションをおこなうことができる

個人で情報を管理するのではなく、チームに所属する複数のメンバーとコラボレーションを前提とした情報管理の基盤を提供してくれます。

チームサイトは階層化されたサイトの集合体で、個々のサイトを管理したりグループとして管理することができます。

各サイトコレクションは、１つのトップレベルサイトと任意の数のサブサイトで構成されます。

サイトの運用イメージ

グループやプロジェクト単位など、複数のプライベートなサイトコレクションを利用してコラボレーションをおこなうことができます。

パブリックサイトは外部に公開することができる一般向けのWebサイトを作成して公開することができるサイトになります。

■Office 365をWindows 8.1で使用する

いつも持ち出すWindows8.1が搭載されているPCでOffice 365が利用できるように設定をしてみます。

Windows 8.1では、デスクトップアプリケーションを使用する以外に、Windowsストアからアプリを入手して利用することができます。

Windowsストアの画面

WindowsストアにはOffice 365を便利に利用することができるアプリがいくつか用意されています。

WindowsストアアプリをインストールしてOffice 365のサービスを利用してみたいと思います。

Office 365のサービスを利用することができるアプリがいくつか提供されている

Windowsストアのアプリをインストールするには、Office 365のアカウント以外にマイクロソフトアカウントが必要になるので事前に用意します。

URL:マイクロソフトアカウントの新規登録

マイクロソフトアカウントの用意ができたらOffice 365で利用することができるアプリをいくつかインストールしてみます。

今回は「メール、カレンダー、People」、「OneDrive for Business」、「SharePoint Newsfeed」、「Lync」をインストールしました。

インストールしたアプリはすべてのプログラムのアプリに表示される（画面はWindows8.1）

アプリのインストールが完了したらスタート画面にアプリのショートカットを作成して使いやすくカスタマイズしてみます。

すべてのプログラムにあるアプリの一覧から、スタート画面にピン留したいアプリを選択して右クリックします。

表示されたメニューからスタート画面にピン留するを選択します。

するとスタート画面にアプリのショートカットが作成されます。

スタート画面を右クリックしてカスタマイズからグループ名を設定することができる（画面はWindows 8.1）

インストールされたアプリがOffice 365を利用できるように設定をおこないます。

設定をするにはマイクロソフトアカウントとOffice 365のアカウントを使用します。

設定はOffice 365のアカウントを設定するだけなので簡単です。

メールはマイクロソフトアカウントのメールをが設定したのちに、Office 365のアカウントを追加して設定します。

アカウントの追加ではExchangeを選択する

アプリの設定が完了すると、Webブラウザーからではなく、アプリからOffice 365のサービスを利用することができるようになります。

ライブタイルに対応しているアプリでは更新された最新の情報がタイルに表示される

アプリはバックグラウンドで動作させることができるので、リアルタイムに情報が更新され最新の情報に保つことができます。

アプリがライブタイルに対応していれば、常に最新の情報がタイルに表示されるので、更新された情報を見逃すことがありません。

そのほかにも、ロック画面に通知や詳細情報を表示させることができます。

ロック画面に表示されたカレンダーの詳細ステータス

アプリの設定は、アプリを起動してチャームを表示させたメニューからおこなえます。

Lyncではアクセス許可でマイクやWebカメラの設定をおこなうことができる

Windows 8.1とOffice 365の組みあ合わせの相性は抜群で、悩むことなくすぐにOffice 365のサービスを便利に利用することができるようになります。

Windows 8.1ならではの使い方でさらに便利にアプリを使うことができる

アプリを画面に2つ表示させるなど、Windows 8.1ならではの使い方でOffice 365のサービスをさらに便利に利用することができるのも魅力のひとつだと思います。

アプリのOneDrive for Businessで表示されたOfficeのドキュメントは、PCにOfficeがインストールされていなくても、Office Web Appsを使用して直接編集することができます。

OneNoteのノートの編集も手軽におこなうことができます。

そのほかに、Officeオンデマンドを使用してドキュメントの編集をおこなうことができます。

Wordのドキュメントの場合ドキュメントの編集でWordで編集を選択するとOfficeオンデマンドを使用することができる

OfficeオンデマンドはフルバージョンのOfficeと同じで、Excel、Word、PowerPointなどをPCにインストールすることなく利用することができます。

Officeオンデマンドはローカルの管理者でなくても使用することができます。

そのため、OfficeがインストールされていないPCで一時的にフルバージョンのOfficeの機能を使いたいときなどには便利です。

OneDriveに保存されているドキュメントは、デスクトップのOutlookと同期して表示することができます。

メール以外にドキュメントの管理をOutlookでおこなうことができるようになります。

デスクトップのOutlookは、オフラインの環境でメールの確認をおこないたい場合に使用するとよいでしょう。

デスクトップのOutlookではメールや予定表以外にOneDriveを同期することができる

そのほかに、OneDriveはPCと同期することでローカルのディスクのような感覚で利用することができるようになります。

PCと同期させるには、デスクトップのOneDrive for Businessがインストールされている必要があります。

URL:OneDrive for Business (以前 SkyDrive Pro) をインストールする方法

同期が完了してお気に入りに表示されたOneDrive

便利な使い方できるようになったら、あわせてオフィスのひとたちもOffice 365を利用することができるように準備をすすめるとよいでしょう。

そうすることで、共通のクラウド上で仕事をすすめることができるようになり、予定表やドキュメントなどを簡単に共有することができるようになります。。 

また、プレゼンスを使用することで、どこからでもオフィスのひとたちの状態を確認できるので、効率のよいコミュニケーションをとることができるようになります。

■Office 365を外出先で使ってみよう

Windows 8.1ではWindowsストアのアプリをインストールしてOffice 365を使用するように設定しましたが、そのほかの持ち出しをするさまざまなデバイスで利用できるかどうか調べてみました。

まずは、スマートフォンです。

AndroidおよびiOS向けにOfficeドキュメントを閲覧したり編集することができるMicorosft Office Mobileがリリースされています。

Office 365のOneDriveに保存されたOfficeドキュメントを閲覧したり編集することができます。

URL:Microsoft Office Mobile - Google Play の Android アプリ

URL:Microsoft Office Mobile - iTunes - Apple

残念ながら、タブレットはサポートされていませんでした。

スマートフォンだけで動作するOfficeです。

SoftBank SH200で表示させた画面

ドキュメントの確認やちょっとした修正をするには便利なアプリです。

電車の中など移動中にPowerPointやWordなどのドキュメントを簡単に確認することができます。

そのほかに、Office 365のアカウントを設定することで、メールや予定表、連絡先を同期することができます。

Office 365のアカウントは、設定のアカウントと同期からアカウントを追加でコーポレートを選択して追加します。

Office Mobileが使用することができないAndroidのタブレットでは、Office 365のポータルサイトにブラウザーでアクセスすることで、OneDriveに保存されているドキュメントの閲覧やメールや予定表の表示ができることを確認することができました。

大画面でドキュメントの閲覧をおこなえるのはよいですね。

AndroidタブレットでOneDriveに保存されたPowerPointのドキュメントを閲覧しているところ

メールや予定表はOutlook Web Appを使用して表示することができた

Android Playで提供されているメールクライアントのOutlook.comはOffice 365のアカウントには対応しいないようです。

使いやすいアプリなので早く対応してほしいですね。

つぎに、Macです。

MacBook AirでOffice 365のポータルサイトにアクセスしてみました。

Macでも問題なくOffice 365のポータルサイトが表示され使用することができた

PCと同じくプレゼンスも確認することができます。

OneDriveに保存されているファイルも確認することができて、Officeドキュメントの閲覧や編集もおこなうことができます。

Office Web AppsのWordでドキュメントの編集をしているところ

いろんなデバイスで設定をおこなってみましたが、とくに問題なくおこなえてOffice 365のサービスを利用することができるようになりました。

Office 365のオフラインの設定をオンにすることでネットワークが接続されていない環境でもOutlookを表示することができるようになる

Office 365は使い慣れたいろんなデバイスからどこからでも、いつでもアクセスすることができて、仕事に必要な便利なツールがすぐに使えるようになるサービスです。

ちょっとした空き時間や電車での移動中、カフェで休憩中など、すぐにアクセスすることができるので時間を有効に使うことができます。

時にはきれいな景色を眺めながめてリラックスしながら仕事をするのもよいのではないでしょうか

客先で急なプレゼンテーションなど、必要なドキュメントをいろんなデバイスですぐに呼び出してみたり、打ち合わせ中に出た疑問をLyncのチャットを使用してオフィスのひとに質問を投げかけてみたりなど、利用シーンは無限に広がるのではないでしょうか。

ひとつのデバイスでメール・予定・ドキュメント・プレゼンスなどの情報を確認することができるようになる

今まで煩雑に管理されていたファイルを一元管理したり、いっしょに仕事をしているひとたちとスケジュールを共有して管理したりすることができるようになります。

プレゼンスを使えば、今の状況を知らせたり、確認したりすることがすぐできるので、効率のよいコミュニケーションをおこなうことができるようになります。

打ち合わせをおこなう日時を決めることに手間取ったり、連絡の行き違いなど、無駄な行動が劇的に減るのではないでしょうか。

そのほかに、Lyncを使えば、わざわざオフィスにもどらずオンラインで打ち合わせができるため、手間などを省くことができます。

Lyncでプログラムを共有しているところ

Lyncは複数のひとたちとビデオやチャットをおこなうことができて、ホワイトボードやデスクトップ画面、プログラムを表示させたり、ファイルを添付ファイルとして送ったりすることができます。

オンラインでもクオリティーの高いリッチな打ち合わせをオンライン上でおこなうことができるはずです。

そのほかに、Office 365のメンバー以外のひとたちをオンライン会議にゲストとして招待することができます。

ゲストはLync Web Appsを使用して出席することができます。

ゲストがLync Web Appsを使用してオンライン会議に参加しているところ

また、LyncはSkypeと通話やチャットをおこなうことができます。

マイクロソフトアカウントでサインインしているデスクトップのSkypeと通話をしているところ

コラボレーションをおこなうことができるチームサイトでは、チームやプロジェクト単位でドキュメントの共有や進捗管理、意見の交換など、情報の共有とコミュニケーションを円滑におこなえることができるようになります。

アプリを追加することでコラボレーションを可能にするさまざまな機能を追加することができる

効果的に使用することで、仕事の効率やコストを改善することにつながるかもしれません。

そのほかにも、ハードウェアを用意したり、ソフトウェアのインストールや設定をしたりする手間がかからないので、専任のIT担当者がいないオフィスでは助かるのではないでしょうか。

また、Officeは常に最新の状態で提供されるため、更新プログラムの適用などの手間がかかることはありません。

Office 365の設定のソフトウェアではソフトのインストールと管理をおこなうことができる

 場所や時間を気にせずに、自分のワークスタイルに合った仕事を効率よくすすめることを支援してくれるすばらしいサービスだと感じました。

Office 365を中心に、仕事の仲間たちといつもつなげてくれて、オフィス、屋外、在宅などの距離を縮めてくれることでしょう。

Office 365は、日々変化するワークスタイルに柔軟に対応して使用することができるサービスではないでしょうか。

■おまけ 

Micorosft Office Remote

Windows PhoneからOfficeをリモート操作することができるようになるアプリです。

URL:Microsoft Office Remote

PCとWindows PhoneはBluethoothで接続します。

PowerPointのリモート操作では、スライドショーの操作やポインタを表示させることができます。

プレゼンテーションを便利にすすめるための支援ツールとして使えます。

OfficeをOffice Remoteで操作しているところ

Office 365 Admin

管理者がOffice 365のポータルサイトのOffice 365の管理のダッシュボード画面で確認することができるサービスの正常性をWindows Phoneから確認することができます。

サービスの正常性のほかにメンテナンスの情報を確認することができます。

管理者はWindows Phoneからサービスの正常性を手元で確認することができる