電源とネット環境があれば、いつどこ最先端オフィス

こちらのOffice365レビューは、2014.4.18に開催されたオンライントークイベント『いつどこオフィス ～あなたらしい働き方をしよう～』のイベントレポートで掘り起こされた『オフィスにおける働き方』での問題点をOffice365を導入する事により、どのように解決出来るかという内容になります。

ただし、Office365は様々なオフィス業務をサポートするソフトを纏めた、オールインワンパッケージの為、今回のレビューで全ての機能を網羅する事は出来ません。
上記の問題点を解決するツールを中心に、レビューして行きます。 

それでは、イベントレポートでのオフィスの問題点を分類してみたいと思います。

・人事異動や組織変更により、関係者の席や在席の有無が分からない　⇒コミュニケーション

・会議の度に膨大な資料を印刷する　⇒印刷コスト

・複数人での共同作業でも、効率良く編集が出来ない　⇒同時編集

・Officeのバージョンの新旧が混在する　⇒互換性

・会社全体でのコミュニケーション不足　⇒コミュニケーション

・建屋や居室間の移動時間　⇒距離

こんな所でしょうか。
少し、分類がいい加減な気がしますが・・・

【コミュニケーション問題】
今の時代、社員に求められているのがコミュニケーション能力のようですね。
昔で言えば、ゴマすりや接待ゴルフもコミュニケーション能力なのかな？とも思います。
私の苦手な能力ですね（汗）

今、若者中心で流行っているコミュニケーションツールと言えば、LINEに代表されるSNSアプリです。
会社でも、LINEを使っている同僚は沢山居ますが、そういったアプリを業務で使用出来るか？というと、NOと回答する経営者は多いと思います。
普段、LINEを使う私でも業務では使わないです。
だって、チャット内容が何処に送信されているか分かりませんし、企業が積極的に採用するツールでは無いと思います。

そこで、企業が安心して使えるコミュニケーションツールとして、Office365ではLyncというアプリを提供しています。

Microsoftが提供するアプリですから、セキュリティーの信頼性は高いと思います。

また、スマートフォンやWindows RT等のモバイル端末にもアプリを提供しているので、在席時以外でも活用可能ですね。

普段のコミュニケーションはもとより、在席の有無も確認出来ますので、コミュニケーションのサポートになるのでは？
また、普段使いのSNSと違いますので、誤送信による社外への情報漏洩のリスクも減ると思います。

勿論、顔を合わせてのコミュニケーションは忘れずに！

【印刷コスト問題】
かなり前から、ペーパーレスという言葉を聞きますが、実際にどれだけ社内に浸透しているかというと、まだまだだと感じます。
一度も目を通さず直ぐにゴミ箱に直行するチラシや、毎日の会議の為だけに印刷される資料。
更に、そのままゴミ箱へは捨てれないので、シュレッダーや溶解処分に。
印刷コストだけでは無く、廃棄コストも意外に掛っています。
会議の度に、膨大な資料を持ち歩く事も多いですよね。

会議用資料はサーバーやクラウドに入れ、タブレットやプロジェクター等で会議を進めれば良いと思います。
この点は、後の項目で触れている『オンライン会議』を利用するのが良いですね。

クラウドストレージと言えば、Office365にもOneDriveというクラウドストレージが用意されています。

その他のデータも基本的には、Microsoftが管理するデータセンターで保守されているので、システム管理者の負担も減りますし、万が一の場合でもデータ保護が出来ますね。

【同時編集】
誰でも経験がある、他の人がファイルを開いているので、読み取り専用でしか開けないって事。
私の会社では、常に開きっぱなしで放置している場合も多々有り、電話で連絡して閉じて貰うという煩わしい思いをします。

今回の『いつどこオフィス ～あなたらしい働き方をしよう～』のオンライントークイベントでは、微妙な失敗に終わってました。
実際に、同時編集をやってみたいと思い、他のレビューアーさん達を誘ってプチイベントっぽく開催してみました。

BGM付きですので、音量に注意

今回、プチイベントで使用したExcelファイルです。

＜優しい＞　　　　　　　　＜難しい＞

このパズルを解くと、下記のように色が変わる仕掛けを施しています。

＜ZIGSOWマーク＞　　　　　＜Office 365＞

ZIGSOWマーク（優しい問題）は簡単でしたが、Office 365（難しい問題）は普通は解けないので、私が正解マスを何箇所か埋めて行き、なんとか解けました。
色が変わる前に、何が表示されるか分かった方が何人も居ましたね（笑）

オンライン上でのファイル同時編集はExcelは勿論、Wordも同時編集が可能でした。
しかし、Wordは同時編集向きでは無いと思います。

 【互換性の問題】
自分のPCで自分が作成したファイルが開けない、という事はないですよね。
これが、会社になると他人が作成したファイルを、自分のPCで開けないという事はあります。
理由は簡単です。
ExcelやWordは年々進化し、サポートされる機能が増えて来ます。
その為、例えばExcel2003では.xlsは開けても、.xlsxは開けません。
そういう基本的な事を知らない人が、結構居ます。
今月、Windows XPとOffice 2003のサポートが切れ、ネットワークに繋がっているPCはWindows 8マシンに変わっていましたが、インターネットに繋がっていないPCはWindows XP＆Office 2003のままでした。
このままでは、新旧のPCでの互換性が失われてしまいます。

今回レビューしているOffice365は、現時点では最新のOffice 2013が使えるようになっています。
もし、会社がOffice 365を導入していれば、常に最新のOfficeが使えるので互換性に悩む事は無くなりますね。
また、OfficeをインストールしていないPCでも、オンライン上でOfficeを使えるので、自宅に帰ってからOneDriveに保存しているファイルの編集が可能なのも嬉しい。

【距離の問題】
距離の問題と書くと意味不明ですね。
移動時間と表す方が正確なのかな？
Office 365 Midsize Businessは、名前が表すように中規模（10人～300人）向けなので、複数の建屋に分かれている会社も視野に入ると思います。
そのような規模の場合、いざ会議になると会議室に移動になり、沢山の資料を抱えての移動は時間の無駄だと思いませんか？

そんな時、TV会議などが有効ですが、それなりのシステムを準備するのは費用が掛ります。
そこで、Office365に用意された、オンライン会議を利用すれば特別な準備無く利用出来ます。
ホワイトボードやPowerPoint等が利用出来るので、プレゼンテーションも可能です。

マウスで描いた石田さん

簡単に投票も出来ます。

やはり、水樹奈々さんが一番人気！

今回のレビュー作成期間に、同じレビューアーさん達とLyncで井戸端会議的な交流がありました。
冗談を言い合ったり、ホワイトボードに落書きをしたり。
会社でも、こういうコミュニケーションの中からアイデアやヒントが生まれ、新たな商品だったり販売促進方法だったり、デザインや音楽制作などに役立つと思います。

Office365は、常に最新のOfficeが使えるというメリット以外に、オンライン上のアプリは常にMicrosoftで管理されているので、問題が発生した場合でも適時対応されてました。

システム管理者も楽ちん

大切なデータも、自社でサーバーを運営管理する必要も無く、Microsoftのデータセンターで保守管理して貰えるので、突発事故等のアクシデントでも安心だと思います。
また、ネットワークに繋がる環境があれば、オンライン上で作業も出来るのも良いですね。

クラウド上のデータをオンライン上で作成・編集出来る事。
そして、オフラインで作成・編集したファイルも、オンライン後にOneDriveと同期出来るので、オン・オフでシームレスに仕事が出来ます。
今回、LyncでのExcel同時編集を録画し、参加者と共有しようと思い、チームサイト上のフォルダにアップロードしようとした所、データが大き過ぎたのかアップロード出来ませんでした。
その際、大きいデータはOneDriveで同期して下さいとのメッセージが出たので試した所、かなり時間は掛りましたが、正常にアップロード出来ました。
私が調べた限り、クラウドのフォルダ間のデータコピーは出来ないようです。
まぁ、何処にあるファイルでも共有するように設定が出来るので、多少不便ではありますが問題無いとは思います。

私が触ったのは、Office365の一部機能に過ぎませんが、『いつどこ』でも仕事が出来るのは業務効率が上がると思います。

ただし、導入にするあたり、気になる点もあります。
自宅からでもOffice365にアクセス出来るので、自宅へ仕事を持ち帰ってのサービス残業が生まれるのじゃないかという事。
日本人は働き過ぎと言われていますし、経営者や管理職がコンプライアンスを順守して欲しい所ですね。

私がショーンKさんを描くと、イケメンも三枚目になってしまう（謎）