■有効なテクノロジーを知ることができる「いつどこオフィス」キャンペーン

4月15日に米国では一般消費者向けの「Office 365 Personal」の提供が開始されたマイクロソフトが提供するクラウド版のグループウェアサービスである「Office 365」のオンラインイベントが4月18日に開催されました。
そのイベントのレポートです。

イベントの進行は経営コンサルタントの ショーン K さん、フリーアナウンサーの石田紗英子さんを迎えて、ゲストのみなさんが日々の仕事の中で抱える「働き方」について考えるトークショーが開催されました。

ゲストのみなさんのワークスタイルを例にとりあげて、問題点やソリューションなどについてディスカッションがおこなわれました。

また、視聴者同士がLyncを使用してオンライン会議やチャットをおこなうことができる参加型のおもしろいイベントでした。

オンラインイベント「いつどこオフィス ～あなたらしい働き方をしよう～」には視聴者もLyncを使用してイベントに参加することができました

■マイクロソフト Office 365 とは

マイクロソフトのOffice 365は、クラウドで利用することができるExcelやWordなどのOfficeツールにくわえて、メールボックスや予定表、情報共有やオンライン会議などのビジネスに必要とされる機能が集約されたクラウド版のグループウェアです。

仕事に必要なさまざまなツールがクラウド上にすべてそろっています。

そのため、必要なときに、必要な場所からさまざまなデバイスを利用してOffice365のサービスを利用して効率のよいビジネスをおこなうことができるようになります。

Office 365では以下のサービスを利用することができます。

Office 365 ProPlus（Office） … クラウド化したOffice。最新版のOfficeアプリケーションを利用可能。1人で5台までのデバイスで利用することができる。

Exchange Online（メールサービス） … 50GBのメールボックス。

SharePoint Online（ナレッジ共有） … 保存先はクラウドストレージ。個人用作業領域とチームサイト。

Lync Online（オンライン会議） … 在席管理（プレゼンス）機能。オンライン会議。インスタントメッセージ（チャット）

Office 365はマルチデバイスに対応していて、会社ではPC、自宅ではMac、移動中はスマートフォンなど、さまざまなデバイスからドキュメントの閲覧や編集、そしてメールや情報共有などをおこなうことができます。

外出先ではAndroidやiOSなどのスマートフォンやタブレットを使用してOffice 365のサービスを利用することができる

クラウドのサービスのため、外出先や自宅などから接続させると、今いる場所がオフィスに早変わりします。

在宅勤務や育児、介護中でも、デバイスさえあれば普段通りに仕事を進めることができます。

データはマイクロソフトが運営しているデータセンターで管理されているため、データを失うことはありません。

万が一、災害や事故が起きても、デバイスさえあれば、すぐに業務を継続することができます。

PCのハードディスクが破損してしまっても心配することはありません。

そのほかにも、Office 365のサービスはクラウドで提供されるため、初期導入や維持管理、保守などに関連するコストやIT担当者の作業負担を抑えることができます。

Office 365で提供されるアプリケーションは、クラウドを通じて常に最新版に保たれるために、IT担当者がおこなってきたバージョンアップやセキュリティ更新プログラムの適用など、煩雑な管理の手間を削減することができます。

■変化していくワークスタイル

さまざまな業種のワークスタイルは、テクノロジーの進化とともに変化してきていると思います。

たとえば、スマートフォンやタブレットなどのITツールやクラウド上のストレージなどのITサービスなど、ビジネスで活用することができるさまざまなデバイスやサービスが数多く存在しています。

大企業でないと導入することが難しい便利な仕組みを、デバイスや世の中で提供されているサービスなどを組みあわせて工夫することで、中小企業や個人でも簡単に利用することができる時代になってきました。

クラウド上には、そんな便利なサービスが多数存在しています。

マイクロソフトのOffice 365もその中のひとつです。

ゲストのみなさんも、さまざまなツールやサービスを駆使して、ビジネスを効率よく進める工夫をされているみたいです。

また、打ち合わせと打ち合わせの間の待ち時間などを効率よく使うために、カフェや自宅などオフィス以外の場所で仕事を継続して、さらなるビジネスの効率化を進めているそうです。

ノートPCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用してメールの確認したり、クラウド上に保存されてたファイルの閲覧や編集などを、あたかもオフィスでおこなっているようにいろんな場所で自分の都合のよい時間におこなっているようです。

マイクロソフトのOffice 365を使用すると、メールや社内で使用しているファイルの共有はもちろん、オンライン会議やチャット、在席確認などを、いろんな場所から、さまざまなデバイスを使用しておこなうことができるようになります。 

場所や時間を気にすることなく、今いる場所をオフィスにして仕事をおこなうことができるようになります。

いつでもオフィスのひとたちとつながっているため、社内コミュニケーションの強化につながったり、ひとりで仕事をして孤独感を感じるなどということを払拭してくれることでしょう。

在席管理（プレゼンス）を利用すれば、効率がよい連絡手段や状況を即座に確認して、コミュニケーションを取りたい相手とスムーズに連絡をとることができるようになります。

また、オンライン会議を使用することで、メールなど文字だけではなく、ビジュアルで理解することで、より深いコミュニケーションを図ることができるはずです。。

イベント内では、Lyncを使用して視聴者がオンライン会議に参加したり、アンケート機能を使用したりするシーンなどがありました。

ブラウザもしくはディスクトップアプリケーションのLyncを使用して視聴者同士でオンライン会議に参加することができた

イベントに参加している視聴者とLyncを使用することで場所をこえたコミュニケーションを簡単にとることができるようになった

相手の表情などを確認することで、理解度などが高まるシーンもあることでしょう。

また、社内で利用しているデータについても場所や時間を関係なく即座にアクセスすることができるようになります。

時間の無駄をなくして、効率のよい生産性の高いビジネスをおこなうことができるようになるでしょう。

そのほかにも、PCの画面を共有したり、ホワイトボードを使用したり、さまざまなツールをコラボレーションすることで今までにないワークスタイルを手に入れることができるはずです。

ただ問題点があり、高度なテクノロジーを理解したうえで効率よくビジネスシーンで使いこなす必要があります。

専任のIT担当者がいない現場などでは、課題となるかもしれません。

イベントの中では、Excelのシートを複数の視聴者と共有して編集をおこなうデモをおこなうという面白い企画もありました。

そのほかにも、イベント内ではLyncのアンケート機能を使用して視聴者からアンケートをとるシーンなどがありました。

視聴者が参加してExcelのブックの共有機能を使用して編集をおこなっているところ

また、イベントに参加したZigsowのメンバーの方々とLyncでコミュニケーションをとる場面もありました。

イベントに参加していたZigsowのメンバーとLyncを使用したオンライン会議にさんかしてみました

ワークスタイルにあった最適なツールを探し出すコツは、問題点や目的などを明確にしてから探し出すことが最短の方法だと思います。

■実際の現場でインタビューしてみた

ある中小企業でワークスタイルなどについて実際にインタビューをおこなってみました。

この会社で実際に改善をおこなった事例を聞くとができました。

オフィスでは、PCで作成した顧客向けの提案資料を社内で共有したり、社外から確認したりする必要がでました。

そのため、オフィスにあらたにネットワークに接続されたPCでデータを共有する以外にも、外部からインターネット回線を利用してデータにアクセスすることができるネットワークストレージサーバー（NAS）の導入をおこないました。

改善はできたものの、IT専任者がいないため導入したNASを社内や社外から参照することができるようにするための設定や、社外からデータを参照するための準備をおこなうことに手間がかかったとうい話がでました。

ITの専任者でないひとが、ハードウェアの選定や回線の準備など、あたらしい仕組みを実現させるためにさまざまなテクノロジを理解して実際に構築して使えるようになるまの苦労について説明がありました。

また、データの消失にも注意をはらい、バックアップの仕組みを考えないといけないなど、今後の課題などについても話を聞くことができました。

そのほかにも、準備したハードウェアや回線などのコスト以外にも、機器の設定など自分たちで対応したことや、日々の運用の管理などのコストがかかるということを実際に対応することで認識することができたと説明がありました。

インタビューの事例や、イベントで聞くことができたワークスタイルを実際にOffice 365を使用することでどう解決することができるのかについて、引き続きレビューをおこないたいと思います。