前回の「いつどこオフィス ～あなたらしい働き方をしよう～ イベントレポート」ではOffice365と概要と現状のオフィスにおける働き方の不満点についてレポートしました。

ここでは「ふっけん電機産業株式会社（仮）」という会社を使い、Office365導入により何が改善されるのかシミュレーションしてみましょう（笑）

【ふっけん電機産業株式会社（仮）の概要】

電気電子製品の企画から設計及び製造まで行う中堅企業です。

従業員数は100人程度、本社は大阪（開発拠点、工場、営業所）に持ち、東京、名古屋、福岡、札幌に営業所があります。部署として、開発を行う技術部、工場で生産を行う製造部、企画・販売を行う営業部があります。

今回は営業が新製品を発案し、製品企画会議を一連のやりとりについて再現してみました。内容がちぐはぐなところがあるのは私がまだOffice365を使いこなせていない部分がある為です(^^;

【ふっけん電機産業株式会社（仮）Officeの利用状況】

1990年台後半から、社内の書類の電子化ということでMicrosoft Officeによる文書の作成を行ってきました。この度、WindowsXPとOffice2003のサポートが終了となり、一部のクライアントPCを入れ替える必要が出てきました。そこで新しいWindows8.1とOfficeを検討しています。

いつも通りにWordやExcelを使うだけなら最新版のOffice2013を導入するでしょう。しかし、ここに来てクラウドサービスであるOffice365をいう選択肢が現れたので導入について検討してみることにしました。果たして、従来のOfficeのみを使用したいた場合に比べてどのような点が改善されるのでしょうか？

■コミュニケーション編

会社でのコミュニケーションと言えば、顧客等の外部コミュニケーションと、社員同士との内部コミュニケーションに分かれると思います。

顧客とのコミュニケーションで困ること・・・その一つとして相手のいる場所まで出張する必要があるということです。ただ、営業だと各事業所がありますし、売り込みはお客様のところに出向くスタンスが基本だと考えているので問題ないと思います。

ただ、詳細な製品の仕様の打ち合わせとなると、大阪にある技術部のエンジニアが担当することになります。この場合、打ち合わせがある度に出向する必要があり、あまり効率的ではありません。

そこでオンラインで使用できるコミュニケーションツールの登場です。しかし、このコミュニケーションツールは昨今では非常に種類が多く迷ってしまいます。実際の打ち合わせでは何が必要でしょうか？

・相手の顔が見えること、当然通話もできること。

・専用機を用意しなくて良いこと。汎用のパソコンが使用できること。

・PCの画面が共有できること。

等が挙げられます。特に最後のPCの画面共有は仕様書や図面を確認する上で非常に重要なポイントとなります。この点がなければただのビデオチャットでも何とかなると思いますし（苦笑）

Office365にはLyncと呼ばれるコミュニケーションツールが含まれているので実際に使用してみましょう。

 この従来のOfficeでは見慣れないアイコンがLyncです。

 デフォルトでは旧来のメッセンジャークライアントのようにPC起動時に勝手に起動するので、意識せずに使用することができます。

起動すると、同じグループ内のユーザーが表示され、現在の状態（通話可能、オフライン等）が表示されます。必要に応じてIM(インスタントメッセージ)や、音声通話、ビデオ通話を任意に行うことができます。

そして、Lyncの素晴らしいところはPCの画面を共有できることです。これで資料を見せながら、打ち合わせを進めることができます。また、画面上の「制御を渡す」を選択することでリモートデスクトップのように相手に操作してもらったり、資料に書き込んでもらうことも可能となります。

このような事ができるとなると、資料や図面を使用した具体的な製品の打ち合わせができるようになります。テレビ会議システムやビデオチャットではこのようなことができないので便利ですよね。 

社員同士でコミュニケーションをとる場合にも上記のLyncが使えますが、会議の日程などスケジュール管理の共有は社内向けのポータルサイトを使用することができます。タスクを登録することでこれから何をすべきなのか一目瞭然です。

タスクを登録しておけば、自動的にガンチャート化することもできるので、全体のスケジュールを把握しやすくなります。

未だにホワイトボードで進捗管理している会社にとっては凄く便利な機能ですよね。電話がかかってきて進捗を聞かれたときにわざわざ見に行かなくて良いのですよ。

■会議編

無駄の多いと言われる会議ですが、皆さんの会社ではどのようなスタイルで行われているでしょうか？

当社では会議に参加する人が会議室へ集まり、進行はPCに接続したプロジェクターでExcelやPowerPointで発表を行うというスタンスです。

ここで問題なのが、経営者に報告するような大きな会議は別として、比較的小規模な会議を行う為に、各営業所や部署から人を呼ぶ必要があることです。ビデオチャット等のツールでは今一つ場の雰囲気が掴めず、会議に参加したというには程遠い状態になってしまいます。

Lyncには会議に必要とされるツールがたくさん持ち込まれており、これらを使いこなすことで会議を円滑に進めることが期待されます。用意されているプレゼンツールは6つあります。

もっとも基本的なものはプレゼン資料を観覧させるものです。これには発表に使用する絵プリケーションに応じて「デスクトップ」「プログラム」「PowerPoint」のどれでも良いでしょう。

PowerPointで発表する場合は「PowerPoint」を選択

Excelなどの1種類のプログラムのみで発表する場合は「プログラム」を選択

様々なアプリケーションソフトを使用する場合は「デスクトップ」を選択すると良いでしょう。

以下はPowerPointでプレゼンを行っている画面です。プレゼン画面はウィンドウサイズいっぱいに拡大することができます。

ディスカッションを行う場合は「質疑応答」を使用すると、参加者の誰でも任意のタイミングで質問を行うことができます。もちろん、回答も誰でも任意のタイミングで行えます。

会議で何かを決めるとき、参加者で何かを多数決で決めることは多々あると思います。このようなときは「投票」を使うと、参加者が匿名で投票し瞬時に集計することができます。

製品のイメージを参加者全員で考えるときには「ホワイトボード」が便利でしょう。機能がかなり限定されたドローツールのようなものですが、参加者が全員で同時に編集することが可能です。営業部として言いたいこと、技術部として言いたいことなどをまとめて形にすることができます。

これらのツールを使うことで、人を一か所に召集せずともオンライン上で会議を進めやすくなると思います。ただ、会議の内容の「質」についてはやはり参加する人の意識にかかっていると思います（笑）

■結論

Office365は社内のコミュニケーションを活性化させると同時に無駄を省くことができる「便利なグループウェアを含んだクラウドサービス」と言える。中小企業ならコミュニケーション方法を一変させるくらいの効力があります。特に出張時の交通費や移動時間はジワジワとコストに響いてくるので大きな魅力だと思う。

グループウェアはそれだけで結構高価なものなので、最新のデスクトップアプリのOffice（現在はOffice2013）の使用権が付いてくるOffice365は決して高いものでは無いでしょう。しかも1ユーザーあたり5台のデバイスにインストールすることができます。デスクトップPCの他にモバイルノートやタブレットを使用しているユーザーにとっては大きなコストダウンになる可能性がありますね。これだけでも十分に元が取れると思いますよ！

但し、現状ではOffice365を導入するには社内にITリテラシーの高い方が在籍していないと敷居が高いと思われる。と言うのも、「導入時の作業」がヘルプ程度ではわかりにくく全体像が見えにくいこと、グループウェア自体を使ったことがない中小企業が多いことなどが挙げられる。是非、今後は導入の手引きなどを充実していただきたいと思います。