普段Office 2013 Professionalを使用しています。
Office 2013 ProfessionalでもSkyDriveを用いたクラウド対応が行われていますが、Office 365というグループウェアが提供するサービスは、Officeソフトウェアと比べ、どのような違いがあるのかに興味をいだき、本レビューに応募いたしました。

今回Office365のレビューでは、「チーム6」に属しました。

チームメンバーは以下の4人です。（順不同）

　・ operaさん（管理者）
　・ 自由さん
　・ 白輝望さん
　・ sandbox

各々の得意分野、視点からMicrosoft Office 365 Small Business Premiumを使用してみて、グループウェアの使用感や実際の利用シーンを紹介したいと思います。

ガジェット好きな私自身は主にタブレットPC、スマートフォンを用いてグループウェアにアクセスいたします。

■使用端末

　・ Acer ICONIA W700D

　　　OS：Windows 8.1

　・ SHARP AQUOS Phone ZETA SH-06E 

　　　OS:Android 4.2.2 

Microsoft Office 365のメリットとデメリットを簡単にまとめます。

■メリット

　・ 企業内でサーバを用意する必要がないため、導入コストが安い
　・ クラウドで管理されているため、障害対応に追われることがほぼ無く信用性が高い
　・ Microsoft Officeが一元的に管理できる
　・ ファイルをSkyDriveに保存できるので、チーム内の共有も捗る
　・ 会社でも自宅でも出先でもアクセスできるので、コミュニケーションが取りやすい

■デメリット

　・ システム環境が常に最新化されるため、インタフェースの変化があった場合など

　　古いバージョンのものが使用できない
　・ カスタマイズなどは出来ない

■ユーザ登録

Microsoft Office 365 Small Business Premiumのグループ管理者のユーザ登録が完了すると、以下の様なメールが届きます。

メール記載のサインインページヘアクセス。

サインインページで、指定のユーザ名と一時パスワードを入力し、新しいパスワードを登録することで、アカウントが有効となります。

パスワード変更後、再度ログインを行うと、ようこそ画面が表示されます。

ここからOfficeソフトウェアのダウンロードや各種グループウェアの接続を行えます。

■Windows8.1との連携

Windows8およびWindows8.1のでは以下のアプリと連携が可能です。

　● Outlook

　● カレンダー
 

　● People
 

設定方法は以下の4ステップ。

一つの設定で、Outlook、カレンダー、PeopleとMicrosoft Office 365が連携できます。

　1.Outlook、カレンダー、Peopleのいずれかを起動し、チャームを表示。アカウントを選択。
　2.「アカウントの追加」を選択
　3.「Exchange」を選択
　4.Microsoft Office 365のメールアドレスとパスワードを入力して「接続」を選択

● Office製品のインストール

PCオフライン向けOffice製品のインストールは、設定画面から辿れるリンク先からダウンロード可能です。

　1.設定アイコンをクリックし、リストの「Office 365 の設定」を選択
　2.設定画面が表示されるので「ソフトウェア」を選択
　3.言語を確認後、「インストール」ボタンをクリック

↓

↓

既に他のOfficeのライセンスを持っている場合でも、ライセンスの共存が可能です。

電子会議システムのLyncも、Web上で利用可能。ブラウザベースの場合、メモリの消費量も少ないので、パワーの足りないPCの場合はブラウザでの利用をオススメします。

■Androidとの連携

Android4.2.2では、以下のアプリとの連携が可能です。

なお、グループウェアへのアクセスはブラウザを通して可能です。

※海外ではOffice365の公式アプリがあるので、日本向けにも公開して欲しいところです。

 ● 標準メール 

　　1.Android標準のアプリを起動します。（※Outlookアプリでは接続できません）
　　2.メールアドレス、パスワードを入力します。
　　3.アカウントのタイプは「Exchange」を選択します。
　　4.ドメイン名、サーバなどが自動的に表示さますが、削除します。
　　5.ドメインユーザ名を改めてメールアドレス、サーバーに m.outlook.com と入力し
　　　次へを選択します。以上で受信が可能となります。

　● Lync 2013

こちらについては、Google Playでインストール後、指示に従いメールアドレスとパスワードを入力するだけで接続ができます。

なお、電話番号が自動的に入力されるので、通知したくない場合は空白がではダメなので、適当に0パディングしましょう。（※アプリからは後から編集ができません。）

チーム365の活動にあたり、様々な場所で使ってみました。

活動内容とともに、追記して行きたいと思います。

　● お気に入りのカフェ
　　スマホに届いたチームのフィードの確認と投稿のため、タブレットPCをスマホの

　　テザリングで接続。
　　炭焼きコーヒーを飲みながら、のんびり午前中を過ごす。

 

　● インターネットカフェ
　　作業可能な日が土日だけ。
　　撮りためた画像を整理しつつ記事書き。
　　ニュースフィードを確認しながら、チームメンバーの予定確認。


　　本日チームの会議予定ですが、自分は都合がつかず参加できず。

　　何かチームの役に立てればと、さっと書き上げたOffice 365のレビュー記事の

　　イメージをOneNoteに投稿＆ニュースフィードに周知。
 

　● 電車での移動中
　　スマートフォンで設定したExchangeのメール着信。
　　チームメンバーの白輝望さんからの議案提出連絡のようだ。
　　早速ドキュメントを確認。外出先でもスマートフォンでもすぐにドキュメントを

　　確認できるので、すぐに確認し、チームのニュースフィードに投稿した。
 

　　そして、本格的にチーム活動を開始しました。 

■始動

チーム6のメンバーは、滞在地が国内はもちろん、海外滞在者もおり、リアルタイムでやり取りを行うのは物理的に厳しい環境でした。

そんな折、チームの方向性としてどうあるべきかについて、欧州滞在者の白輝望さんと国内滞在のoperaさん、居酒屋滞在中の自由さん、sandboxの間で都合の合う時間帯にそれぞれLync2013にて会議を行いました。

会議のログはチーム6の作業エリアに常にアップしており、周知もニュースフィードでメール　されるため、出先でもスマートフォンやタブレットPCで確認が可能でした。

　　●ニュースフィードの通知

　　●会議ログ

　　●ニュースフィード上の議論

会議やニュースフィードで決定したチーム6が向かうべき方針の概要は、以下の通りです。

　【現状と問題】

　　・各自仕事を抱えている事及び、時差の関係からリアルタイムでのやり取りは困難
　　・「カフェ」「空港」というOffice365レビューのキーワードの吟味が必要
　　・チーム6はおとなしめの人材が多い

　【方針】

　　・Office365は場所だけではなく時間に囚われずに仕事が出来る事を、アピールする
　　・キーワードから、「新しい働き方」の提案を報告する
　　・白輝望さんの企画について役割分担を決め、一丸となって成果物を提出する

そして、本格的にチーム6のイベント企画ZIGSOW Market略して「ジグマケ」をスタートさせました。

各メンバーの役割は以下の通り
　　　統括：operaさん
　　　運営担当：白輝望むさん
　　　企画担当：自由さん
　　　広報担当：sandbox

なお、このイベント企画はあくまで仮のものですが、実現に向けて現実的な調査や議論を行い進めています。

■担当作業
sandboxは中間レビューまでのチームロゴ画像作成や、企画サイトのサンプルサイトを作成していたため、広報担当となりました。

この広報担当の役割は以下の通り

　　・運営担当、企画担当の企画書を相互レビュー
　　・企画テーマに関する画像作成及び、イベント告知サイト作成
　　・パンフレット作成

●各企画書の相互レビュー
スケジュール内容、会場、予算等について、チームで意見を交換し、各自のドキュメントへフィードバックしました。

ここでもチーム6ではニュースフィードをメインに利用し、ドキュメントへのコメント付の報告、細かい調整の議論を行いました。

　※実際に白輝望さんは話題に上がった会場にも足を運んでいます。（撮影：AP秋葉原）

各種ドキュメントは、チームの作業サイトのアプリ「ドキュメント」上に随時アップロードし、チームメンバーが相互に確認しています。

広報作業の入力となる運営、企画担当のドキュメントイメージは以下の通りです。

　・運営（白輝望さん）

　　・企画（自由さん）

●企画テーマに関する画像及びイベント告知サイトの作成
イベント内容を元に、告知サイトを作成しました。
Office365のサイト作成では外部Webサイトのスクリプトの埋め込みが可能なので、Google MapやUstreamのコードを埋め込んでいます。

なお、作成したサイトは編集の「ページ」⇒「ホームページに設定」から一般公開が可能ですが、仮のイベントであること及び、レビュー用にZIGSOWのスペースを借りている関係上、公開ができないため告知サイトサンプルは画像で提供いたします。

　　※一般公開するアイコン

●パンフレット作成

イベント内容を元に、具体的な内容を紹介するパンフレットを作成しました。
これらは主に、Microsoftが提供しているOffieeドキュメントのテンプレートを組み合わせて作成しています。

運営、企画、広報担当の各自のドキュメントを、統括のoperaさんがまとめてくれました。
こうして出来上がったイベント「ジグマケ」の企画書。
皆で力を合わせた結晶に大変感慨深く思います。

　　●ZIGSOW Market「ジグマケ」企画書（※クリックすると拡大）  

改めて、Office365の公式サイトを観てみます。

　　Office365公式サイト：

　　　http://www.microsoft.com/ja-jp/office/365/workstyle/event.aspx

これまでの報告のように、チーム6では

「Office365は場所だけではなく時間に囚われずに仕事が出来る」という、新しい働き方を見つけることができました。

時差のない一般的な企業であれば、業務時間内でのLync2013を用いた在籍確認やリアルタイム会議が大変有用ですが、我々チーム6のように時間的融通が効かない場合にも、チームごとの作業サイトを通して、ニュースフィードや各種ドキュメントのアップロード、Web上でのコメントの付与、Office365のオフラインファイルとの同期を駆使し、ひとつの成果物としてまとめることができました。

チームメンバーそれぞれのライフサイクルが違えど、一丸となってまとまって一つの成果物を出すことができたのも、Office365の利便性がなせる業です。

あとは、チームメンバー全員の意欲とパワー＆結束力に感謝！

Microsoft Office 365の有効活用方法を紹介します。

■Officeオンデマンド

　・ 出先で急にOfficeドキュメントの修正が必要になった！ネットカフェに来たけど、

　　 Officeが入っていない！
　・ Office2013でドキュメントを作成したけど、客先のPCは2007しか入っていないから

     正しく開けない！でも今すぐ開かなきゃ！

といったような火急の用事でOffice製品を使いたい場合に便利なのが、Officeオンデマンド機能。インストール済みのOffice製品と同等の機能が使用可能です。

それでいて、Office365のサブスクリプションライセンスを使用せず、必要な時に最新版のOffice製品がストリーミング配信されるため、使用するPCにインストールされません。（Office オンデマンド アドインのみインストールされます。）

また、インストール実行のための管理権限がないPC、IT管理者がインストールを管理できないように設定されているPCでも利用可能です。

そんなOfficeオンデマンドの利用法を紹介します。

 1.SkyDriveのサイドリンクバーから、「OFFICE オンデマンドを使う」をクリック
 2.必要なOffice製品を選択。必要に応じて、ブラウザーのアドインをインストール。

ただこれだけ利用可能です。

どこかの会場でPowerPointでのプレゼンを行う場合、ドキュメントをSkyDriveに保存してPowerPointをオンデマンドで利用すれば、会場設営者にPCとプロジェクタを用意してもらえばOK。発表者は手ぶらで会場入りできます。

■サイト

アカウントそれぞれ、アカウントごとのサイトの構築が可能です。

ブラウザ上で体裁や文字の入力、Webアプリの設定が可能なので、個人事に自由な使い方ができます。

必要な情報を集約すれば、仕事の効率化にも繋がるでしょう。

役立ついくつかの機能を紹介します。

●RSS

毎日IT業界では様々なニュースが流れます。

それらのニュースサイトの多くはRSSフィードを公開しています。

以前はGoogleReaderがありましたが、そのサービスが終了。

それならば、自分のサイトに集約してしまいましょう。

手順は以下の通りです。

 1.作成したサイトの編集をクリックし、「挿入」タブから「Webパーツ」を選択。

   カテゴリ「お勧めの コンテンツ」、パーツ「RSS ビューアー」を選択し、

   「追加」ボタンをクリック。
 2.追加されたパーツの右上に小さく表示されている「▼」をクリック。

   ナビゲーションから、「Web パーツの編集」を選択。
 3.設定ダイアログが表示されるので、RSSフィードのURLを入力し、非同期通信の可否や

   更新時間等を設定し「適用」ボタンをクリック。
 4.暫く経つと、RSSフィードが表示されます。

応用編として、twitterのRSSを入力すれば、企業のtwitter情報も逃さず集約できます。

twitter公式ではRSSのサービスを停止したので、RSS 4 Twitterなどのサービスを利用すると良いでしょう。

●癒やし動画埋め込み

仕事は毎日戦場。

そんなんビジネスマンの心を癒やすべく、可愛い子どもや動物の動画を自分のサイトに置いておきたい。

そんな場合も、簡単に埋め込むことができます。

ここで紹介する「埋め込み」は動画に限ったことではなく、アフィリエイトリンクやゲームなど、HTMLコードなら何でもOKなので、割と自由にカスタマイズできます。

　1.編集から「挿入」を選択し、「埋め込みコード」をクリック。
　2.ダイアログが表示されるので、埋め込みたいコードを入力。
　3.入力するとサムネイルが表示されるので確認後「挿入」をクリック。

　4.無事サイトに反映されました。これで癒やされますね。

■デスクトップ版Outlook利用の際の注意

OutlookでOffice365のメールの受信している場合、会社の異動などで契約終了になるとOutlookからExchange Serverに繋がらずエラーとなり、Outlookそのものが起動しなくなります。

この場合、新たにプロファイルを作らなければならなくなる手間が出るので、先にOutlookのアカウント情報を削除することをおすすめします。

●参考(公式サイト)

・初心者でもわかる! 「Outlook が起動しない」「起動時にエラーが表示される」ときの対処法 : "Microsoft Exchange (Exchange Server) への接続が利用できません"

・Outlook を起動すると "Microsoft Exchange への接続が利用できません"!?

家族との利用を考えて、Aipoというグループウェアを試用しています。

Aipoが持つ機能とMicrosoft Office 365との簡単な比較です。

※Offic 365はSmall Business Premiumで比較しています。

　その他のプランについては、こちらを参照。

Microsoft Office 365のインタフェースはまだまだ発展途上ということもあり、日本企業向けにカスタマイズされているAipoに比べると、直感的な使いやすさで言えばAipoの方が勝るとも言えます。

しかし、Microsoft Office 365の最大の強みとも言える各種Office製品が使えるメリットは大きく、企業メールの管理も信頼の置けるExchangeで、何よりコストが大幅にカットできる事は何物にも変えられません。

さらに多くのシェアを持つWinowsとの連携も強いため、企業で社員を新たに雇い入れた場合のセットアップ時間も短縮されます。特にOffice製品のライセンス管理がしやすく、一元的に最新のソフトウェアを扱えるため、教育の面でも社員同士の共有が図れます。 年度が経てばOfficeのバージョンが変わることや、ライセンスの管理の手間が省かれるため、社員を多く抱える企業のソフトウェア管理者の負担も減ることでしょう。

仕事柄外に出ることが多く、通勤時間も長いため、会社からの連絡や資料送付になかなか対応できないことがあります。

Microsoft Office 365があれば、移動中でもスマートフォンで確認ができますし、緊急であればPCがあればオンラインでOfficeドキュメントの編集が行えます。

かつては移動中の資料閲覧・編集要請があれば「家につくまでお待ちください」など、相手を待たせるケースがありましたが、クラウド利用により、大変便利になりました。

打ち合わせ後「資料を持ち帰って精査します」といっていたケースでも、クラウドに送信⇒精査・編集⇒その場で顧客に提示といったことも可能です。場合によっては顧客と本社とリアルタイムで商談も可能です。

Microsoft Office 365はこんな企業におすすめです。

　・ 外回りが多い営業や、他社への出張・出向などの社員が多い
　・ 日常的にOffice製品を使う業務が多い
　・ グループウェアの導入・維持コストに悩んでいる
　・ 社員同士気軽に交流を図りたいと考えている
　・ とにかくスピードが命

IT企業に携わっていれば、Office製品はなくなてはならないものです。

自分の会社でも外に出ている社員が多く、現在なかなか交流ができませんが、Microsoft Office 365を導入すれば、交流が盛んになるのではと期待しています。

今回実際に使用してみて、大きなメリットを享受できたので、自社にも啓蒙していきたいと考えています。

最後に、この約一ヶ月間、毎日のようにOffice365を利用してきました。

チーム6のメンバー以外にも、他チームの交流も楽しむことができ、まさに生活に欠かせない存在となっていました。

レビュー終了後は解散となるのが大変残念ですが、

「いつでも、どこでも、

　　 　　すぐそこにOfficeがある。

　　　　　　　　　　　　　仲間がいる。」

そんな貴重な体験ができたことに、改めて感謝。